Sisäinen viestintä on organisaation tai yhteisön jäsenten/ryhmien välillä tapahtuvaa tiedonkulkua ja vuorovaikutusta. Sisäinen viestintä voidaan jakaa viralliseen ja epäviralliseen, joista etenkin jälkimmäisessä on huomioitavaa se, että sisäistä viestintää tekevät kaikki yrityksen työntekijät alhaalta ylös asti. Kanavina tässä viestinnässä toimivat ihmisten välinen suora kommunikaatiot, kuten palaverit ja neuvottelut, sekä erinäiset lehdet ja paperit ilmoitustaululla (eli painettua viestintää) sekä sähköinen viestintä, kuten sähköposti ja intranet.
Viestintä on kommunikaatiota, joka ei ole pelkästään sanoja, vaan erilaisten merkityksien ja viestien välittämistä toisille myös katseilla, äänenpainoilla, eleillä ja muilla kehollisilla viesteillä. Myös esimerkiksi kohteliaita käytöstapoja voidaan pitää osana viestintää. Etätyössä nämä keholliset viestit jäävät osittain pois, samoin kuin spontaanit käytäväkeskustelut, joilla voi olla todella suuri merkitys työyhteisön sosiaalisen koheesion kannalta. Käytäväkeskustelut ja kahvihuoneet ovat myös paikkoja, joissa voidaan helposti rentoutua ja jakaa omaan elämään liittyviä huolia, murheita ja iloisia hetkiä.
Vuorovaikutusosaamisella tarkoitetaan kykyä arvioida sekä säädellä omaa viestintäkäyttäytymistä ja taitoa toimia vuorovaikutustilanteessa siten, että osapuolet kokevat viestinnän olevan tehokasta ja tarkoituksenmukaista. Kyky kuunnella, reagoida, esittää jatkokysymyksiä ja osoittaa kunnioitusta toisia ihmisiä kohtaan nousevat omasta mielestäni erityisen tärkeiksi. Ilman keskinäisen kunnioituksen ja arvostuksen osoittamista vuorovaikutus voi jäädä hyvin pintapuoliseksi – verrattuna siihen, mitä sillä voitaisiin saavuttaa. Yhteistyön lisääntynyt määrä erinäisissä työtehtävissä kasvattaa vuorovaikutusosaamisen merkitystä tarpeellisena työelämätaitona. Etenkin työtehtävät, joihin liittyy ongelmanratkaisua, vaativat hyvää vuorovaikutusosaamista, jotta kaikkien henkilöiden kyvykkyys saadaan käytettyä ongelman ratkaisemiseksi.
Sisäisessä viestinnässä tärkeää on etenkin selkeys ja ajankohtaisuus viestimisessä: samalla kertaa ei välttämättä ole aiheellista kertoa perätysten ensi viikon akuutteja asioita ja monen kuukauden kuluttua tulevia asioita. Viestinnässä tulisikin kiinnittää huomiota ns. informaatioähkyn syntymiseen. Myös sisäisen viestinnän taajuutta, eli kuinka useasti erinäisiä viestejä lähetetään, tulisi tarkastella. Viesteille opitaan antamaan vähemmän huomiota ja niitä luetaan harvemmin sekä epätarkemmin, jos viestejä saapuu työntekijöiden mielestä liian useasti. Tähän voidaan vaikuttaa määrittelemällä eri viestintäkanavien käyttötarkoitus viestien prioriteetin mukaisesti. Eri tiimien sisäinen viestintä voidaan hoitaa esimerkiksi WhatsApp-ryhmien avulla ja kaikkia koskevat viikon tapahtumat tms. voidaan jakaa sähköpostilla.
Tärkeää olisi luoda sellainen kulttuuri, jossa epäselvyyksistä viestinnässä pystytään puhumaan ja kyetään kyseenalaistamaan jo vakiintuneita viestinnän toimintatapoja. Huomioitavaa on kuitenkin se, että tälle on tietty paikka ja tapa toimia: työkavereiden keskinäinen asioista voivottelu ei tuota muutosta asioihin, eikä myöskään sosiaalinen media ole sovelias paikka purkaa turhautumista työpaikan sisäisiin ongelmiin. Osassa työpaikoista voi toimivana ratkaisuna olla palautelaatikko tai esimerkiksi illanistujaiset, joissa asioista keskustellaan. Tärkeintä kuitenkin on, että tämä järjestely luodaan juuri kyseistä työpaikkaa varten ja työyhteisöstä käsin. Jokainen työyhteisö on kuitenkin yksilöllinen ja ainutlaatuinen, jolloin valmiin ratkaisun löytäminen ulkopuolelta ei välttämättä vastaa juuri kyseisen työyhteisön tarpeisiin.
Sisäisen viestinnän tehtäviksi voidaankin lukea seuraavat1:
- Organisaation muutoksista viestiminen,
- Sisäisen kulttuurin rakentaminen ja vahvistaminen,
- Työtehtäviin liittyvän tiedon välittäminen,
- Organisaation mission, toiminta-ajatuksen ja arvojen jalkauttaminen sekä
- Palautteen antaminen ja vastaanottaminen.
Kaikissa näissä viidestä tehtävästä tulee onnistua yhtäläisesti, että viestintä pysyy luotettavana. Yrityksen menestymiseen ja resilienssiin vaikuttaa se, miten yhteen nivoutunut yrityksen henkilöstö kokonaisuutena on. Mitä enemmän ja selkeärajaisesti yrityksessä on erinäisiä kuppikuntia, niin sitä vaikeampaa on luoda kommunikaatiota ja yhteisymmärrystä nykytilanteesta ja tulevaisuuden suuntaviivoista. Selkeän sisäisen viestinnän avulla epävarmuus ja luottamuksen puute toisten toimintaan vähenevät. Sisäisen viestinnän avulla voidaan myös antaa ohjeita konfliktitilanteiden ratkaisuun ja vaikeiden asioiden esilletuomiseen.
Selkeällä sisäisellä ja ulkoisella viestinnällä luodaan parempaa työyhteisöä. Etenkin epävarmoina aikoina motivoituneemmat ja työyhteisöön sitoutuneet työntekijät ovat valmiimpia tekemään töitä paremman tulevaisuuden toivossa. Työntekijöiden on vaikeampi kokea kuuluvansa osaksi työyhteisöä, jos yhteisö ei vaikuta eheältä eikä yhteisössä ole selkeää tahtotilaa pyrkiä tekemään yhteisöstä eheämpää. Työntekijöiden vaihtuvuus on myös pienempää, joka tarkoittaa kalliiden, aikaa vievien ja riskejä sisältävien rekrytointien tekemistä. Kaikkien tulee huolehtia hyvästä työilmapiiristä, mutta etenkin esihenkilöasemassa olevien tulee tarkastella sitä systemaattisesti ja puuttua epäkohtiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Työyhteisö ei vaikuta kehittymisorientoituneelta ja uuden oppimiseen panostavalta paikalta, jos vastuu uuden oppimisesta asetetaan ainoastaan työntekijöiden vastuulle. Sisäisessä viestinnässä tulisikin informoida esimerkiksi kehittymis- ja kouluttautumismahdollisuuksista mahdollisimman avoimesti ja osoittaa organisaation kohtelevan kaikkia työntekijöitä tasa-arvoisesti myös urakehityksessä.
Työntekijöiden tulee kokea, että yrityksen sisäinen ja ulkoinen viestintä kertovat samaa tarinaa: tämä luo luottamusta johdon ja työntekijöiden välille, kun työntekijät eivät näe ristiriitaista viestintää. Jos ulkoisessa viestinnässä kuvataan aivan erilaista työympäristöä kuin mitä yrityksen työntekijät kokevat päivittäin, niin voi syntyä käsitys siitä, että joko johto ei kerro kaikkea tai he eivät ole todellisuudessa perillä ongelmista: tämä vähentää luottoa tulevaisuuteen ja lisää epävarmuutta, jolloin työntekijöiden vaihtuvuus voi kasvaa. Yritys voi myös saada epäselvästä viestinnästä mainehaittaa, jolloin esimerkiksi rekrytointi muuttuu vaikeammaksi.
Sisäinen viestintä on tärkeässä osassa parannettaessa työyhteisön hyvinvointia, sitoutumista ja motivointia. Toimivan viestintätavan kehittyminen työyhteisössä vaatii pitkäjänteistä toimintaa ja selkeää panostamista siihen koko työyhteisön voimin. Kaikkien jäsenten olisi myös hyvä saada kokea, että juuri häntä kuunnellaan ja työyhteisössä osoitetaan selkeästi, että kaikki jäsenet ovat yksilöitä osana työyhteisöä.